10.20 Une fiche contact plus pratique

KB 2902, Release Note, Accounting Development, 7/24/2024

La version 10.20 introduit des améliorations passionnantes au module de contact, augmentant l'accessibilité et la visibilité des informations pour une prise de décision éclairée!

Les concessions peuvent garantir l'uniformité des données en utilisant les champs personnalisés. La fonctionnalité a été améliorée pour offrir aux utilisateurs une expérience transparente lorsqu'ils font affaire avec des clients possédant plusieurs adresses courriel. De plus, les contacts avec un accès limités sont désormais idenfifiés par une icône pour masquer les informations des champs et montrer le nom en lecture seule, ceci a pour but de protéger les données et décourager les modifications non autorisées.

Continuez à lire pour en savoir plus sur ces fonctionnalités et bien d'autres encore !

Numéro de fidélité du fabricant

Le Numéro de fidélité du fabricant d'un client est une information importante et requise par plusieurs départements. En raison de l'importance de cette information, elle a été déplacée du menu d'opérations fixes vers l'onglet Général dans la fiche contact. Cette modification permet aux utilisateurs, ayant un accès général de voir cette information de manière transparente, éliminant ainsi la nécessité d'une autorisation pour accéder au menu d'opérations fixes.

Pour accéder à cette fonctionnalité, suivez le chemin : Système > Contact > Trouver un contact > onglet Générale > section Fidélité > Numéro de fidélisation du fabricant

Propriétaire du(des) véhicule(s)

L'icône Propriétaire du(des) véhicule(s) située en haut à droite de la fiche contact peut afficher un compte jusqu'à "9+". Losque le compte est à "9+", l'utilisateurs peut passer le curseur sur l'icône du véhicule afin de révéler le nombre exact de véhicules associés à ce contact. Le raccourci clavier (F8) peut également être utilisé pour une référence rapide.

La fenêtre du Propriétaire du(des) véhicule(s) comprend désormais le nombre réel au bas de la fenêtre.

Champs personnalisés

Désormais, les champs personnalisés offrent la possibilité d'être configurés comme un type de menu déroulant. Cela permet une plus grande flexibilité pour personnaliser ces champs tout en maintenant la cohérence et standardisant les informations dans toute la concession.

Lors de la configuration d'un nouveau champ personnalisé, sélectionnez Bouton de déroulement dans le champ Type. Cliquez sur l'icône + pour ajouter des options supplémentaires. Les champs "Option" sont des champs de type libre.

Pour accéder à cette fonctionnalité, suivez le chemin : Système > Contact > Maintenance > Champs personnalisés

Le dossier de contact affichera ces champs personnalisés sous forme de liste déroulante.

Adresses courriels multiples

Nous avons apporté des améliorations à la fiche contact pour accomoder les clients avec plusieurs adresses courriel. Ceci améliorera l'expérience de l'utilisateur.

Lorsqu'un contact possède une adresse courriel, cliquez sur la flèche de défilement ceci ouvrira automatiquement la fenêtre des adresses de courriel, éliminant ainsi la demande constante de définir le statut sur "Non demandé" ou "Refusé". Ces options seront affichées seulement lorsqu'aucune adresse courriel sera enregistrée.

La flèche de défilement ou l'icône de l'enveloppe dans le champ du courriel changera lorsque un contact aura plus d'une adresse courriel d'enregistrée. Cette amélioration vise à améliorer la visibilité de l'utilisateur, plus particulièrement lorsqu'un contact aura plusieurs adresses courriel d'enregistrées dans le système.

_Note: L'icône changera la prochaine fois que vous ouvrirez la fiche contact après avoir ajouté une deuxième adresse courriel. Elle ne se mettra pas à jour immédiatement après l'ajout du deuxième courriel.

Informations sur la division

Les changements suivant seront avantageux pour les concessionnaires opérant plusieurs concessions dans la même base de données. Nous introduisons une visibilité accrue et la possibilité de partager des configurations de contacts entre les divisions.

Bouton de déroulement de l'historique

Le bouton de déroulement de l'Historique dans la fiche de contact inclut désormais la division associée à chaque élément de travail, de manière similaire à l'apparence dans la recherche générale. Cette fonctionnalité affiche l'origine de chaque élément sans avoir besoin de les ouvrir individuellement.

Règles brisées et avertissements

Désormais, les messages de règle brisées et d'avertissement préciseront la division responsable du problème et indiqueront le module à l'origine de la règle brisée. Ces informations seront affichées lors de l'enregistrement de la fiche de contact et des éléments de travail associés, évitant ainsi aux utilisateurs de devoir parcourir plusieurs divisions pour identifier la cause du problème.

Comptes à payer et Comptes à recevoir

Le sélecteur de division a été déplacé à l'intérieur des onglets Comptes à payer et comptes à recevoir, il est maintenant positionné en haut et s'étend sur la largeur de la fenêtre. Cet ajustement vise à bien identifier la division choisie et souligne que tous les paramètres sous l'en-tête de la division sont spécifiques à cette division.

Les utilisateurs peuvent désormais appliquer les paramètres par défaut des clients et des fournisseurs sur plusieurs divisions simultanément. Auparavant, la fenêtre de dialogue n'apparaissait que lorsque le compte payable et/ou recevable était ajouté, et les paramètres par défaut ne se chargeaient que pour la division en cours. Cette amélioration permet aux utilisateurs de concentrer le processus de configuration pour les clients et les fournisseurs impliqués avec plusieurs magasins, ce qui leur fait gagner du temps.

Il suffit de cliquer sur la flèche vers le bas à droite des en-têtes dans l'onglet comptes à payer ou dans l'onglet comptes à recevoir, puis de sélectionner les divisions pour lesquelles vous souhaitez charger les paramètres par défaut.

Les paramètres par défaut se chargeront à partir des réglages par défaut des clients et des fournisseurs des divisions respectives.

De plus, les utilisateurs ont désormais la possibilité de copier les informations du virement électronique entre divisions. Étant donné que la plupart des fournisseurs possèdent des informations bancaires identiques, quel que soit le concessionnaire, les utilisateurs peuvent accélérer le processus et saisir les données en les dupliquant d'une division à une autre.

Cliquez sur la flèche à droite de l'en-tête VIREL puis sélectionnez la ou les division(s) vers laquelle/lesquelles vous souhaitez copier les informations..

Fichier contact avec accès restreint

Les contacts marqués comme étant restreints affichent désormais une icône en haut à gauche de la fiche de contact, indiquant la présence d'informations masquées. De plus, le champs Nom est désormais en lecture seule lorsqu'un contact est restreint, ceci empêche les modifications non autorisées.

Afficher les informations d'un contact restreint se fait toujours dans la fiche du contact via le menu de droite. Cependant, au lieu de se référer sur un mot de passe défini dans les paramètres par défaut des contacts, le logiciel vérifie désormais l'autorisation Restreindre les contacts afin de déterminer si l'utilisateur a le droit d'accéder aux informations.

Pour un utilisateur disposant de l'autorisation Restreindre les contacts, cliquer sur Marquer restreint révélera les champs masqués.

Un utilisateur sans l'autorisation requise ne pourra pas effectuer cette action.

"En cas d'échec de la règle mentionnée ci-dessus (sans autorisation suffisante), le logiciel demandera un nom d'utilisateur et un mot de passe. Cela permet à un autre utilisateur de saisir ses identifiants pour révéler les informations."

Fonctionnalités de gestion des contacts supplémentaires :

  • Un raccourci clavier (ALT+T) a été ajouté pour afficher les paramètres du contact directement à partir d'un élément de travail.

  • La fenêtre "Rechercher un contact" peut maintenant afficher les colonnes: Courriel Alternatif et Compte payable

  • La fenêtre "Recherche du contact" offre désormais des informations plus détaillées :

Vous pouvez ajouter des colonnes facultatives pour: Représentant aux ventes, Directeur des ventes, Directeur commercial et/ ou Développement d'affaires.

  • La fenêtre "Recherche du contact" comprend maintenant le numéro d'unité dans le champ "Adresse".

  • Lors de la mise à jour d'un contact dans les fenêtres "Rechercher du contact" et "Gestion des clients", les utilisateurs peuvent désormais activer la fonctionnalité "Centre de facturation" pour ce contact sous le menu "Information sur les recevables".

  • Les utilisateurs qui n'ont pas la permission de modifier les noms de contacts, les en-têtes de comptes recevables ou de comptes payables pourront tout de même copier les informations contenues dans ces champs.

  • La fenêtre "Rechercher client/véhicule" comprend désormais une colonne pour "Dernier kilométrage service".

  • Les abréviations d'états et province seront désormais en majuscules, sans tenir compte des paramètres de capitalisation par défaut des contacts.

  • Dans le rapport du service client, les numéros d'élément sont désormais des hyperliens. En cliquant dessus, l'utilisateur sera redirigé vers l'élément correspondant dans la fiche du contact.