10.20 Fonctionnalités au niveau du contôle de la caisse

KB 2911, Release Note, Accounting Development, 7/24/2024

Nous sommes ravis de dévoiler des améliorations importantes apportées au fonctionnement du contrôle de caisse dans la version 10.20 !

Nous donnons aux concessionnaires les moyens d'affiner les niveaux d'accès, garantissant ainsi la sécurité et l'efficacité de l'ensemble des opérations grâce à une nouvelle autorisation pour la clôture des caisses. De plus, nous avons étendu les fonctionnalités de notre fonction de dépôts bancaires en permettant désormais d'inclure directement les informations MICR relatives aux comptes bancaires sur les bordereaux de dépôt. Cet ajout standardise le processus de soumission, permettant des interactions fluides avec les banques. En plus des informations MICR (reconnaissance magnétique des caractères), les concessionnaires peuvent désormais inclure la valeur des pièces, garantissant ainsi la conformité avec une plus grande gamme d'établissements bancaires et facilitant les procédures de dépôt. De plus, nous avons épuré la fenêtre de crédit sur compte afin de mettre le focus sur les transactions. Enfin, le paiement en trop des factures est désormais plus simple et plus intuitif, grâce à la possibilité d'ajuster directement les lignes de facture, ce qui évite des étapes supplémentaires.

Plongeons maintenant dans les détails de ces améliorations !

Permissions au niveau du contôle de caisse

Afin d'offrir aux utilisateurs un meilleur contrôle sur leurs droits d'accès, nous avons introduit une nouvelle autorisation spécifique à la fermeture des caisses. Auparavant, cette Accès était regroupée au sein de l'autorisation de contrôle de des faisse, ce qui signifiait que toute personne ayant accès au contrôle de caisse avait également la capacité de les fermer.

Note : Par défaut, les utilisateurs qui dispose de l'autorisation d'accès au contrôle de caissse se verront automatiquement attribuer l'autorisation de ferneture des caisses, garantissant ainsi la continuité de leurs accès actuelles. Les concessionnaires devront retirer manuellement cette autorisation aux utilisateurs qu'ils ne souhaitent pas permettre à fermer les caisses.

Bordereaux de dépôt

MICR Impression

La possibilité d'inclure les informations MICR relatives aux comptes bancaires sur les bordereaux de dépôt a été ajoutée, ceci permettra à un plus grand nombre de concessionnaires de soumettre directement ce rapport à leur banque.

Note : Afin d'utiliser cette fonctionnalité, les concessionnaires devront contacter le support PBS afin d'activer l'option Impression MICR dans l' indicateur de contrôle.

Une fois l'impression MICR activée, un onglet supplémentaire apparaîtra dans la fenêtre de la maintenance bancaire. À partir de cet onglet, les concessionnaires pourront configurer l'impression MICR et choisir de l'inclure sur les chèques et/ou les bordereaux de dépôt. Par défaut, ce paramètre sera défini sur Non, obligeant les concessionnaires à le changer pour Oui pour commencer à l'utiliser.

Une fois le compte bancaire configuré pour inclure l'impression MICR sur les bordereaux de dépôt, les informations MICR apparaîtront au bas du bordereau de dépôt lors de son impression dans le module de contrôle de caisse.

Quantité d'argent

En plus des informations MICR, les concessionnaires ont désormais la possibilité d'inclure la valeur des pièces de monnaie sur leurs bordereaux de dépôt. En plus des informations MICR, les concessionnaires ont désormais la possibilité d'inclure la valeur des pièces de monnaie sur leurs bordereaux de dépôt. Pour activer cette fonctionnalité, rendez-vous dans Types de paiement, ouvrez le type de paiement souhaité, puis définissez le Montant détaillé du paiement sur Oui.

Note : La procédure de configuration de cette fonctionnalité reste inchangée par rapport aux versions précédentes. Par conséquent, les concessionnaires qui utilisaient déjà les quantités d'espèces n'auront aucun changement à effectuer pour inclure le nouveau champ Pièces .

Pour activer cette fonctionnalité, rendez-vous dans le module de Contrôle de caisse > Maintenance > Types de paiement.

Lors de la génération du bordereau de dépôt bancaire, soit en cliquant avec le bouton droit de la souris dans la grille, soit en utilisant le bouton Rapports dans la fenêtre de contrôle de caisse, vous serez invité à saisir les Montants en espèces. Les utilisateurs pourront saisir la quantité de chaque coupure et le montant total sera automatiquement calculé dans la colonne de droite.

Le montant pour les pièces fonctionne différemment des autres, car il n'existe qu'un seul groupe regroupant toutes les pièces. Cette simplification a été mise en place car les banques n'ont généralement besoin que de la valeur totale des pièces, et non de la quantité de chaque type de pièce.

Les utilisateurs peuvent désormais saisir directement la valeur totale dans le champ Montant total pour les pièces, situé dans la colonne de droite. Le champ Quantité reste modifiable et peut être utilisé si nécessaire.

En bas de la fenêtre, le total de toutes les coupures comptées s'affichera, ainsi que le montant comptabilisé dans la fenêtre de contrôle de caisse. Tout écart entre les deux montants sera apparaîtra en bas de la fenêtre. En cliquant sur OK, le bordereau de dépôt bancaire sera généré et inclura les montants en espèces.

Fenêtre de transaction de crédit au compte

Plusieurs améliorations ont été apportées à la fenêtre Crédit au compte afin d'optimiser le traitement de ce type de transaction.

Une barre de filtre a été ajoutée au-dessus de la grille d'affichage des factures, permettant aux utilisateurs de rechercher rapidement les factures qu'ils doivent payer. Cette fonctionnalité s'avérera particulièrement utile pour les clients avec un volume élevé.

Pour les utilisateurs qui préfèrent le clavier, un raccourci clavier a été ajouté pour remplir le champ Paiement sans avoir besoin d'utiliser la souris. Lorsque le champ paiement d'une facture est sélectionné, il suffit d'appuyer sur la touche d'espacement du clavier pour basculer entre le montant total de la facture et 0 $.

Désormais, les utilisateurs peuvent inclure une note de planification directement via la fenêtre Crédit au compte. Cette fonctionnalité simplifie le processus et évite aux utilisateurs d'avoir à se rappeler d'ajouter la note après le traitement du paiement. Faites simplement un clic de droit sur la facture dans la grille et choisissez Ajouter une note.

La fenêtre de note de planification apparaîtra, permettant aux utilisateurs d'inclure ou de modifier des notes pour cette combinaison spécifique de compte et de contrôle.Ces notes seront visibles à la fois dans l'état de planification et dans la requête de planification.

Trop-perçu sur facture

Vous pouvez désormais payer une facture avec un excédent directement sur la ligne de facture, éliminant ainsi la nécessité de l'appliquer sur la ligne de paiement non appliqué. Ceci évitera la saisie manuelle du numéro de facture en cas de paiement excédentaire sur une facture existante.

Note: Les utilisateurs peuvent toujours payer une facture avec un excédent via la ligne de paiement non appliqué, comme c'était le cas auparavant.

Pour payer une facture existante avec un excédent, saisissez le montant de paiement souhaité dans le champ Paiement de la facture correspondante.

Cliquez sur OK dans la fenêtre pour transférer les factures crédit au compte vers la fenêtre de transaction.

En cas de paiement excédentaire d'une facture, deux écritures comptables seront générées pour ce numéro de facture : une pour le solde de la facture et une pour le trop-perçu. Finalisez la transaction normalement.

Une fois l'encaissement ou le dépôt bancaire enregistré, le trop-perçu apparaîtra dans le Concilier comptes à recevoir crédits ouverts.

Exemple: Dans l'exemple ci-dessous, nous pouvons voir que la facture 019639 affiche maintenant un solde créditeur de 27,07 $ US, ce qui correspond au montant du paiement excédentaire effectué lors de la transaction ci-dessus.

Fonctionnalités supplémentaires du contrôle de la caisse :

• Lors du traitement d'une transaction, les utilisateurs peuvent sélectionner plusieurs factures pour le même client en même temps.

• Les commentaires par défaut pour les informations sur les véhicules ont été abrégés afin de permettre l'inclusion d'informations supplémentaires.

• La fenêtre de transaction est désormais capable de défiler, même si sa taille est réduite et ne permet pas d'afficher toutes les informations.

• Le rapport de bilan de caisse comprend désormais une section sur la dernière page, qui présente les totaux par type de dépôt.

• Nombre de caractères augmenté pour le champ commentaires dans les transactions diverses.

• Les montants maximums des paiements Express peuvent désormais être définis par département via les configurations Paiement Express Enligne.

• Lors de l'ouverture d'une transaction existante, le titre de la fenêtre affichera la caisse et le tiroir dans lesquels le paiement a été effectué, et non ceux associés à la session en cours.