Configurations des modifications aux dépôts CSP des Ops fixes

KB 3010, Release Note, Parts Development, 4/3/2025

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KB 3001 Fixed Ops Deposit Rework Setups

Nous sommes ravis de révéler plusieurs améliorations apportées à la fonctionnalité des dépôts des Ops fixes dans la version à venir 10.21.

Cette mise à jour permettra aux utilisateurs de prendre des dépôts sur les pièces, la main-d'oeuvre et autres frais, tout en améliorant les procédures, la visibilité et la transférabilité des dépôts. Afin de prendre en charge ces nouveaux comportements, certaines modifications de configuration peuvent être requises afin d'assurer une intégration transparente avec les fonctions à venir.

Les utilisateurs ayant la permission "D'UTILISATEUR MAÎTRE", afficheront une nouvelle invite lors de la connexion pour la première fois suite la mise à jour de la version 10.19.8 ou de la version 10.20.3. Cette invite présentera une description contenant les modifications nécessaires aux configurations de votre système.

Ce document fournit une explication détaillée par rapport aux nouvelles invites, en vous guidant parmi les modifications et configurations nécessaires.

Invite lors de la connexion

Invite #1 - Votre concessionnaire utilise-t-il les dépôts CSP de la v10 ?

• Si vous appuyez Oui, nous allons valider et convertir les configurations déjà existantes une fois la mise à jour contenant cette fonction ait réussie. Une fois validées, vous serez en mesure d'utiliser notre nouvelle fonction des Ops fixes des dépôts.

• Si vous appuyez Non, la fonctionnalité des dépôts des Ops fixes sera désactivée lors de la mise à jour. De fait, le compte de dépôts dans le fichier de contrôle de caisse sera vidé ainsi que celui configuré dans le fichier de contrôle des Ops fixes. Ceci permettra la mise à jour du logiciel sans aucun problème, n'importe pas vos configurations actuelles. Si vous souhaitez de commencer à utiliser des dépôts des Ops fixes à l'avenir, nous vous guiderons parmi les configurations nécessaires.

• Si vous appuyez Incertain, le système continuera à déclencher l'invite à tous les utilisateurs maître lors de leur connexion jusqu'à la soumission d'une réponse Oui ou Non. Au minimum, il faut une réponse positive ou négative provenant d'un utilisateur maître.

Note: Après appuyer Oui ou Non, l'invite ne s'affichera plus aux utilisateurs; veuillez répondre aussi précis que possible, car votre réponse peut affecter les mises à jour futures et votre capacité de collecter des dépôts.

Invite #2 - Configurations requises du Plan comptable (PC) et du fichier de contrôle

Une fois la première question répondue, l'utilisateur affichera une deuxième invite qui l'aidera à naviguer parmi le(s) configuration(s) désormais requise(s) afin que cette fonction marche proprement.

Des configurations spécifiques concernant le plan comptable (PC) et le fichier de contrôle seront révisées en arrière-plan avec chaque connexion où la réponse était Oui.

Vous devrez recevoir uniquement une invite pour les configurations requises avant la mise à jour incluant cette fonction. Veuillez lire attentivement l'information ci-dessous avant toute modification afin d'assurer la compréhension totale de la façon dont ces configurations interagissent et affectent l'une et l'autre.

Notez : Les comptes des dépôts des Ops. fixes doivent aussi être comptes du passif.

Cliquez sur Ouvrir KB si vous avez besoin d'aide concernant la configuration de cette fonction.

Cependant, si les configurations ont été esquivées par l'utilisateur sélectionnant Oui dans la première invite, tout utilisateur maître se connectant au logiciel, affichera l'invite ci-dessous, leur demandant de compléter les configurations nécessaires. Celle-ci affichera le nom de l'utilisateur qui a sélectionné Oui ainsi que la date. Une fois les configurations complétées, cette invite ne sera plus affichée.

Questionnaire du dépôt - modification de la réponse des toutes les divisions

La configuration des dépôts des Ops fixes a été améliorée, comprenant désormais la nouvelle fenêtre du questionnaire du dépôt. Cette fonction permet aux Utilisateurs maître UNIQUEMENT de rerégler l'invite du questionnaire et de modifier la (les) réponse (s) apportée(s) par chaque division associée, au besoin.

Cet outil fournit plus de contrôle aux Utilisateurs maître lors de la configuration de la fonctionnalité des dépôts CSP des Ops fixes, permettant la modification à la réponse Oui/Non de l'invite, le cas échéant.

Les colonnes aperçues affichent des informations telles que la Division, Numéro de série, Associé à la division du comptant/comptable, la (les) réponse(s) fournie(s) par l'Utilisateur, la date et l'heure, ainsi que des cases à cocher indiquant si le concessionnaire appartient à une division des Ops. fixes, Comptant ou Comptable.

Pour accéder à cette fonction, suivez le parcours : Système > Outils > Dépôt - Questionnaire

La colonne Réponse affiche les réponses fournies par l'Utilisateur maître de chaque division. Via la flèche déroulante à côté de la réponse Oui/Non, l'utilisateur est en mesure d'effectuer la modification. Voici les options disponibles :

• S'il n'y a aucune réponse présentement, les options pour modifier la réponse à Oui ou Non seront affichées

• Si la réponse actuelle est Oui, les options affichées seront Non ou Remettre la réponse (l'invite sera déclenchée lors de la connexion, et Aucune réponse sera affichée sous la colonne Réponse.

• Si la réponse actuelle est Non, les options à sélectionner seront Oui ou Remettre la réponse.

L'exemple ci-dessous démontre une réponse Oui fournie par l'utilisateur maître PBSSystems appartenant à la division PBS Development. Afin de modifier cette réponse, l'utilisateur maître fait un clic sur la flèche déroulante à côté de la réponse Oui, visualisant donc les options Non et Remettre la réponse.

Après la sélection de Remettre la réponse, la fenêtre Dépôt - Questionnaire affichera les informations mises à jour tout de suite, où la nouvelle réponse, le nom de l'utilisateur et la date/heure seront montrés. Cette nouvelle réponse déclenchera l'invite des dépôts CSP des Ops fixes lors de la connexion.

Icône d'avertissement - Division comptable partagée

Si plusieurs concessionnaires sont associés à la même division comptable, une icône d'avertissement sera visualisée à côté de chaque concessionnaire lorsqu'il y ait des réponses différentes.

Une fois les concessionnaires aient fournit la même réponse, l'icône d'avertissement ne sera plus affichée.

Toute division pas associée à une division des Ops. fixes ne requiert pas la fonction des dépôts CSP des Ops. fixes. Cependant, aucune réponse ou une réponse Non peuvent être saisies lors de la visualisation de l'invite, car cette configuration n'est pas nécessaire. L'en-tête de la fenêtre du questionnaire du dépôt reflétera cette information.

Question du dépot et texte de validation - Aperçu

Via le bouton Dépôt-Question, vous pourrez visualiser l'invite qui sera présentée à l'utilisateur maître lors de sa connexion à la division correspondante.

De même, le bouton Texte de validation vous rend à une fenêtre contextuelle contenant des informations pertinentes par rapport à l'utilisation de la fonction des dépôts CSP des Ops. fixes. Le choix d'ouvrir le document KB directement y sera présentée.

Notez : Cette fenêtre n'est qu'un apeçu des informations qui seront présentées. Elle ne vous permettra pas de compléter la configuration de cette fonctionnalité.

Configurations -Plan comptable (PC)

Dans le champ Type de contrôle, l'ajout du compte de dépôt des Ops fixes (D) aux configurations du plan comptable (PC) vous aidera à mieux gérer les paiements collectés à travers la nouvelle fonctionnalité de dépôt des Ops fixes. Cette configuration sera obligatoire pour les concessionnaires désirant utiliser le dépôt des Ops fixes, car le système reconnaîtra uniquement les dépôts comptabilisés dans ce type de compte. Le comportement du compte du type de contrôle D sera pareil au compte du type O jusqu'à la mise à jour à la version 10.21. À l'avenir, le nouveau type de compte protégera la synchronisation des données de dépôts entre le département de comptabilité et des Ops fixes, afin d'assurer l'intégrité des données lors de la collecte, le transfert et l'application des dépôts parmi les départements de pièces et de service.

Les utilisateurs peuvent configurer un compte déjà existant à ce nouveau type de contrôle, ou ils peuvent ajouter un nouveau compte, le cas échéant.

Pour modifier le compte du type de contrôle des dépôts des Ops fixes, suivez le parcours: Plan comptable > Sélectionnez un compte > menu déroulant Type de contrôle: dépôt des opérations fixes

Configurations - Fichier de contrôle des Ops fixes et fichier de contrôle de caisse

Le compte de dépôt du GL CSP configuré dans le Fichier de contrôle des Ops fixes et ceci lié aux dépôts dans le fichier de contrôle caisse doivent correspondre.

Note: Les deux comptes doivent correspondre, car à partir de la version 10.21, la configuration sera fusionnée dans une seule étape.

Pour accéder au fichier de contrôle des Ops fixes, suivez le parcours: Système > Maintenance > Fichier de contrôle des Ops fixes > Comptabilité des Ops fixes>Compte de dépôt CSP du GL

Pour accéder au fichier de contrôle de caisse, suivez le parcours: Contrôle caisse > Maintenance > Fichier de contrôle

Le compte de dépôt des Ops fixes doit être unique. Les deux comptes de dépôts CSP auparavant mentionnés ne peuvent pas correspondre à aucun compte de compensation des ventes au comptant dans le fichier de contrôle des Ops fixes ni dans le fichier de contrôle de caisse, y compris les comptes de compensation des pièces, du service, les comptes de compensation divers, ainsi que tout compte de dépôt des ventes. Ceux-ci ne peuvent pas correspondre à aucun compte utilisé pour d'autres dépôts, comme le compte de dépôt des transactions. Le nouveau compte contrôlé type (D) dépôt des Ops fixes sera utilisé uniquement pour les dépôts des Ops fixes.